Polityka Prywatności (draft)

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest EBS Ink-Jet Systems Poland sp. z o.o., ul. Tarnogajska 13, 50-512 Wrocław.

Kontakt z Administratorem: bok@ebs.ink, tel. (+48) 71 367 04 11 lub korespondencyjnie na adres siedziby.

Inspektor Ochrony Danych

Inspektorem Ochrony Danych jest Marcin Zielski.

Kontakt z Inspektorem: iod@ebs.ink lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Dane przetwarzane przez Administratora mogą obejmować w szczególności:

• dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz informacje dotyczące firmy, organizacji, stanowiska lub funkcji;
• dane związane z zapytaniami, ofertami, umowami, reklamacjami, współpracą oraz historią kontaktu;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w szczególności adres IP, data i godzina połączenia oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce;
• dane dotyczące korzystania ze strony przetwarzane za pomocą plików cookies i podobnych rozwiązań, w zakresie zależnym od ustawień użytkownika;
• dane zawarte w zgłoszeniach dotyczących podatności i cyberbezpieczeństwa, w tym treść zgłoszenia, informacje techniczne, załączniki oraz dobrowolnie podane dane kontaktowe;
• nagrania obrazu osób przebywających na wybranych, oznaczonych obszarach terenu i budynków Administratora, w szczególności przy wjeździe, na parkingu, przy wejściach do budynków oraz w wybranych obszarach wewnętrznych.

Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od podmiotu, który osoba reprezentuje, z wcześniejszej korespondencji lub współpracy, a także z publicznie dostępnych rejestrów, stron internetowych firm, katalogów i serwisów branżowych, serwisu LinkedIn, targów i innych wydarzeń branżowych, poleceń lub informacji przekazanych przez inne osoby albo podmioty. Dane techniczne oraz nagrania monitoringu są pozyskiwane automatycznie podczas korzystania ze strony lub przebywania na monitorowanym obszarze.

Podanie danych jest dobrowolne, chyba że obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa. Brak danych niezbędnych do obsługi sprawy, przygotowania oferty, zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić realizację danego celu. Dane techniczne niezbędne do połączenia ze stroną są przetwarzane automatycznie.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony, diagnozowania błędów oraz ochrony przed nadużyciami i incydentami bezpieczeństwa;
• obsługi zapytań, prowadzenia korespondencji, przygotowania ofert i podejmowania działań przed zawarciem umowy;
• zawierania i wykonywania umów oraz bieżącej obsługi współpracy z klientami i kontrahentami;
• wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych oraz związanych z obsługą reklamacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• nawiązywania i utrzymywania relacji biznesowych, prowadzenia pierwszego kontaktu oraz marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Administratora;
• przyjmowania, analizy i obsługi zgłoszeń dotyczących podatności i cyberbezpieczeństwa oraz kontaktu ze zgłaszającym, jeżeli podał dane kontaktowe;
• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i innych osób przebywających na terenie Administratora, ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę;
• obsługi dodatkowych funkcji strony, prowadzenia statystyk oraz wyświetlania treści zewnętrznych – w zakresie, w którym przetwarzanie opiera się na zgodzie użytkownika.

Podstawy prawne wskazane poniżej wynikają z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO):

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo do wykonania umowy, której osoba jest stroną;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

Prawnie uzasadnione interesy Administratora obejmują w szczególności zapewnienie sprawnego i bezpiecznego działania strony, prowadzenie korespondencji i komunikacji biznesowej, prawidłową realizację współpracy, marketing bezpośredni własnych produktów i usług, obsługę zgłoszeń dotyczących podatności i cyberbezpieczeństwa, ochronę praw Administratora oraz prowadzenie monitoringu wizyjnego.

W przypadku monitoringu wizyjnego podstawę stanowi również art. 22² § 1 Kodeksu pracy.

Używanie adresu e-mail, telefonu lub innego środka komunikacji do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego, odbywa się po uzyskaniu uprzedniej zgody wymaganej przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

• dane techniczne związane z działaniem i bezpieczeństwem strony są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów i wyjaśnienia ewentualnych incydentów;
• dane związane z zapytaniami, ofertami, umowami i współpracą są przechowywane przez okres obsługi sprawy lub trwania współpracy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego są przechowywane do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody – jeżeli była podstawą przetwarzania – albo ustania celu przetwarzania;
• dane związane ze zgłoszeniami dotyczącymi podatności i cyberbezpieczeństwa są przechowywane przez okres niezbędny do analizy, obsługi i udokumentowania zgłoszenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• nagrania monitoringu są przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania; jeżeli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, okres ten może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
• dane przetwarzane na podstawie zgody w związku z plikami cookies i podobnymi rozwiązaniami są przechowywane zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce plików cookies.

Dane mogą być przekazywane podmiotom zapewniającym Administratorowi hosting, pocztę elektroniczną, systemy informatyczne, system ERP/CRM, narzędzia komunikacyjne, analityczne i zabezpieczające stronę oraz ich obsługę techniczną. W zakresie niezbędnym do realizacji współpracy dane mogą być również przekazywane bankom, przewoźnikom i podmiotom doręczającym przesyłki, a także podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub doradcze.

Dane mogą być również udostępniane organom i innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy prawo to ma zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie. Po jego wniesieniu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.

Wnioski dotyczące praw można kierować do Administratora lub Inspektora Ochrony Danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w pkt 1.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies i podobnych rozwiązań, ich celów, dostawców, okresów działania oraz sposobu zarządzania zgodami znajdują się w Polityce plików cookies.